Manajemen Proyek dan Resiko PART II

NAMA: ADITYA ADE

KELAS: 3KB07

NPM: 20117157

Minggu ke-4: 
(Project Integration Management " Manajemen Integrasi")



1. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

• Manajer proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung 
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen integrasi proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen integrasi proyek: termasuk Interface 
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

2. Proses dan overview Project Integration Management

  Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi delapan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini: 

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup 
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal 
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya 
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

3. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek, pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

    Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentuk proposal

   Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalam manajemen proyek

    Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

• Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik 
• Manajemen ruang lingkup proyek: dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek 
• Manajemen waktu: mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya 
• Manajemen biaya: meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan 
• Manajemen mutu: dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder) 
• Manajemen sumber daya manusia (SDM): mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek 
• Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas: perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik 
• Manajemen resiko, mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul 
• Manajemen pengadaan, mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala ur mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah

4. Contoh Outline untuk Software Project Management Plan (SPMP)

 

5. Analisis Stakeholder dan contohnya

   Dokumen stakeholder analisis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan:

• Nama dan organisasi stakeholder 
• Peranannya dalam proyek
• Fakta-fakta unik mengenai stakeholder
• Level keterlibatannya, dan
• Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde

Contohnya:

6. Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan 
- Mengelola eksekusi proyek 

• Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan 
• Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek 
• Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan

- Keterampilan penting dalam eksekusi proyek: 

• Kepemimpinan 
• Komunikasi 
• Politik 
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques 

- Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar 

- Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan 

- Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

7. Alat dan teknik eksekusi proyek

• Metodologi manajemen proyek 
• Manajemen proyek sistem informasi 

8. Integrated change control dan process pada proyek TI

Integrated change control

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

- Tujuan utama pengendalian perubahan:

• Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) 
• Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
• Mengelola perubahan yang terjadi

- Kontrol perubahan dalam proyek IT: 

• Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya
• Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat
• Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan
• Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut 

9. Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

- Sistem kontrol perubahan: 

• Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
• Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut 
• Seringkali melibatkan Change Control Board (CCBs),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

- Change control board:

• Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui 
• Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi 
• Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat

10. Konfigurasi Manajemen

• Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang  dihasilkan sudah benar dan lengkap 
• Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk 
• Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan 
• konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement

Sumber:

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf

http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/

http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html

http://xyz2110.blogspot.com/


Minggu ke-5: 

(Project Scope Management "Manajemen Ruang Lingkup")

1. Pengertian Project Scope Management 
   Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kedemuanya (Schwalbe, 2006)

2. Proses Project Scope Management

   Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope management yaitu: 

- Scope Planning 

  Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning
  Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek

- Scope Definition 
  Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement 

- Create WBS 
  Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan

  WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut 

- Scope Vertifications 
  Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope
- Scope Control 
  Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah

  Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek

Sumber: 

http://betawiinside.blogspot.com/2011/01/project-scope-management.html



Minggu ke-6: 
(Project Time Management "Manajemen Waktu")

1. Definisi dan susunan aktivitas

    Mengatur waktu dalam penyelesaian project, termasuk di dalamnya waktu-waktu yang akan hilang dalam pengerjaan project. Mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya .jadi dalam proses ini kita harus lebih mendetailkan lagi aktifitas-aktifitas apa yang di butuhkan dalam perancangan pengerjaan project terdapat beberapa fase tahapan pembagian tugas,  nah di setiap fase itulah yang harus di perjelas tentang apa saja aktifitas yang harus di lakukan, agar dalam aktifitas pengerjaan proyek ini berjalan dengan efisien 

- Activity sequencing 
Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikannya.Setiap aktifitas harus di menaj sebaik mungkin, dan jangan lupa mendokumentasikannya karena dokumentasi sangat penting dalam pembuatan sebuah project 

- Activity resource estaming 
Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan
  
- Activity duration estaming 
Menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project 

- Schedule development 
Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan 

- Schedule control 
Mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-jadwal lainya agar tidak terjadi lost time

Sumber: 

http://galihmuktiaji.wordpress.com/2009/11/01/project-time-management/